メンテナンス

メンテナンス

メンテナンスには、以下の8つの項目があります。

  • 掲示板
  • 一括予約
  • ユーザー管理
  • ユーザーの役割
  • 会社ロゴの変更
  • スプラッシュイメージの変更
  • 自動キャンセル設定の変更
  • 参加者による予約検索

掲示板

GuestCoolのトップページに掲示板としてメッセージを設定することが出来ます。会議室予約上の注意、運用変更など、利用者への情報提供に使用できます。表示確認は「予約一覧」の「掲示板」を選択してください。掲示期間が過ぎると自動的にメッセージは削除されます。

タイトル メッセージのタイトルを表示します。
掲示期間(開始) メッセージの掲示開始日を表示します。
掲示期間(終了) メッセージの掲示終了日を表示します。
編集 既存のメッセージを編集できます。
削除 既存のメッセージを削除できます。
掲示板新着メッセージ
表示期間(日)
「新着メッセージがあります」を予約一覧へ表示させる期間を日数で指定します。

メッセージの新規作成・編集

「新規追加」ボタンを選択して新規にメッセージを追加します。
既存のメッセージを編集するには「編集」ボタンを選択します。

表示された画面の各項目を入力して、最下部にある「保存」ボタンを選択します。

タイトル メッセージのタイトルを入力します。
タイトルは太字で表示されます。
本文 掲示用のメッセージを入力します。
URLのリンクを掲示することも可能です。
開始 メッセージの掲示開始日を設定します。掲示開始日が過去になっているものは変更できません。
終了 メッセージの掲示終了日を設定します。

メッセージの削除

既存のメッセージを削除するには「削除」ボタンをクリックして、表示された画面から「削除」ボタンを選択します。

削除せずに一覧へ戻る場合「一覧へ戻る」ボタンを選択します。

一括予約

一括予約は、会議室を指定して、複数日にわたる予約を作成する「連続予約」と、同じ時間に連続する複数日に予約を作成する「毎日予約」が利用できます。

表示された画面の各項目を入力して、最下部にある「一括予約作成」ボタンを選択します。

「一括予約作成」ボタンを選択した結果、作成された予約情報が表示されます。
作成した予約は予約一覧へ表示されますので、編集・削除・参照操作が可能です。

会議名 会議・セミナー名を入力します。必須入力項目です。
サイト サイトを選択します。
階・エリア 会議室が登録されている「階・エリア」を選択します。
会議室 「階・エリア」に属する会議室を選択します。
利用目的 「お客様利用」、「社内利用」、「セミナー利用」、「メンテナンス」から選択します。
予約日時 指定したい日時を選択します。
時間は、15分単位で選択します。
サイトの設定で、時間区切りが15分以外の場合は、対象の時間を含む時間に自動的に調整されます。
・時間区切り10分:12:15から12:45で予約の場合、12:10~12:50
・時間区切り30分:12:15から12:45で予約の場合、12:00~13:00
・時間区切り60分:12:15から12:45で予約の場合、12:00~13:00
作成方法 「連続予約」、「毎日予約」から選択します。
設定出来る期間は31日間までです。
「連続予約」は、サイト利用可能時間外を除いて、複数日にわたる予約を作成します。
「毎日予約」は、複数日の同じ時間に予約を作成します。※開始と終了の時間を同じにすることは出来ません。
登録者
連絡先
登録者部署
登録者メールアドレス
サインインしているユーザー情報が表示されます。
会議室予約登録後、編集画面からの操作より登録者の変更が可能です。
主催者
連絡先
主催者部署
主催者メールアドレス
モバイル
デフォルトでは、サインインしているユーザー情報が表示されます。
主催者を変更する場合、メールアドレスまたはユーザー名を入力し「検索」ボタンを選択すると候補を検索して表示されるので、登録されている利用者に変更可能です。

ユーザー管理

ユーザー管理は、システムに登録されているユーザーの一覧を表示します。

Azure Active Directory連携によるシングルサインオンを行っている場合、シングルサインオンでサインインしたユーザーは自動的に登録されるため、登録処理などは必要ありません。
また、詳細情報もサインイン時に設定されるため、特に操作は必要ありません。

ユーザーID ユーザーのユーザーIDを表示します。
作成日時 ユーザーが初めてGuestCoolにサインインした日時を表示します。
作成者 Automatic Creation – シングルサインオンにより自動作成されたことを表します。
Initial Data – システムアカウントなど、初期データ投入で作成されたことを表します。
削除日時 ユーザーを削除した日時が表示されます。
削除者 削除の操作を実施したユーザーIDが表示されます。
最終サインイン ユーザーが最後にサインインした日時を表示します。
役割 ユーザー権限を表示します。
詳細 詳細情報の登録・作成を行います。
Azure Active Directory連携ではサインイン時に自動的に設定されるため、操作は必要ありません。
削除 ユーザーを削除できます。
ログインしているユーザー(本人)は削除できません。

新規追加

「新規追加」ボタンを選択して表示された画面のユーザーID欄に対象のユーザーIDを入力して、最下部にある「保存」ボタンを選択します。

追加したユーザーIDのパスワード設定

新規に追加したユーザーIDでサインインするには、パスワード設定が必要です。
サインイン画面から「今すぐサインアップ」を選択して、追加したユーザーIDを入力後「確認コードを送信」を選択します。ユーザーIDと同じメールアドレスに「確認コード」が送付されますので、「確認コード」を入力して「コードの確認」を選択します。
コードが確認されれば、パスワードが設定できます。
「指定された ID のユーザーは既に存在します。別の ID を選択してください。」と表示された場合は、すでに登録されていますので、登録されているユーザーIDとパスワードでサインインを実施してください。

追加したユーザーIDの表示名を設定

新規にユーザーを追加したら「詳細」から表示名を設定してください。
設定方法は「ユーザーの詳細」を参照してください。

エクスポートとインポート

「エクスポート」ボタンを選択するとCSV形式で、登録情報をダウンロードします。 エクスポートしたCSVを編集してインポート用データを作成します。 ユーザーを追加する場合は、A列の「追加」に「1」を記載してください。内容を変更する場合は、B列の「更新」に、削除する場合は、C列の「削除」に「1」を記載してください。

インポート用データを作成したら、「インポート」ボタンを選択して、対象のファイルを選択します。

インポート時の注意点
CSVファイルの1行目は項目名として扱われるため、インポートされません。
また、インポートされるデータは、ユーザーを追加するのではなく全件で上書きされるため、追加する差分だけをインポートすると既存のユーザーが消えますので、ご注意ください。

Azure Active Directory連携によるシングルサインオンを行っている場合には、シングルサインオンでサインインしたユーザーは自動的に登録されるため、登録処理などは必要ありません。
また、詳細情報もサインイン時に設定されるため、特に操作は必要ありません。

ユーザーID ユーザーのユーザーIDを表示します。
作成日時 ユーザーが初めてGuestCoolにサインインした日時を表示します。
作成者 Automatic Creation – シングルサインオンにより自動作成されたことを表します。
Initial Data – システムアカウントなど、初期データ投入で作成されたことを表します。
削除日時 ユーザーを削除した日時が表示されます。
削除者 削除の操作を実施したユーザーIDが表示されます。
最終サインイン ユーザーが最後にサインインした日時を表示します。
役割 ユーザー権限を表示します。
詳細 詳細情報の登録・作成を行います。
Azure Active Directory連携ではサインイン時に自動的に設定されるため、操作は必要ありません。
削除 ユーザーを削除できます。
ログインしているユーザー(本人)は削除できません。

ユーザーの詳細

「詳細」ボタンを選択してユーザーの詳細を確認できます。
「エクスポート」にある文字コードを選択して「実行」ボタンを選択すると、ユーザーの一覧をCSV形式のファイルを保存できます。

ユーザー詳細情報を編集した場合は、「保存」ボタンを選択して情報を更新してください。
表示名 ユーザー名として表示される文字列を設定します。
電話番号 連絡できる電話番号を設定します。
モバイル 連絡できる携帯電話を設定します。
メールアドレス 連絡できるメールアドレスを設定します。メールアドレスが設定されていないと、通知メールは送付されません。
会社名 会社名を設定します。
部署名 部署名を設定します。
従業員区分(任意項目) 従業員区分を設定します。
部門コード 部門コードを設定します。

ユーザーの削除

ユーザーを削除するには「削除」ボタンをクリックして、表示された画面から「削除」ボタンを選択します。
削除せずに一覧へ戻る場合「一覧へ戻る」ボタンを選択します。

ユーザーの役割

ユーザーの役割は、ユーザー毎の権限の管理を行います。
「新規追加」ボタンを選択して新規にユーザーを追加します。編集するには「編集」ボタンを選択します。役割をなくし、一般ユーザーにするには役割を削除してください。

ユーザーID ユーザーのユーザーIDを表示します。
役割 ユーザー権限を表示します。
編集 ユーザーの情報を編集できます。
サインインしている本人の情報は編集できません。
削除 既存のユーザーを削除できます。 サインインしている本人は削除できません。

役割の新規追加・編集

「新規追加」ボタンを選択して新規にユーザーを追加します。

表示された画面の各項目を入力して、最下部にある「保存」ボタンを選択します。
ユーザーID ユーザーのユーザーIDを表示します。
役割 以下から選択します。
  • [None]:ユーザーの役割から削除する場合に選択します。
  • Administrator:管理者に設定する場合に選択します。
  • Reception:受付担当に設定する場合に選択します。
  • SystemAccount:システム担当に設定する場合に選択します。

役割の削除

既存のユーザーを削除するには「削除」ボタンをクリックして、表示された画面から「削除」ボタンを選択します。

削除をキャンセルして一覧に戻る場合「一覧へ戻る」ボタンを選択します。

会社ロゴ変更

画面左上のロゴを設定します。
情報を更新した場合、最下部にある「保存」ボタンを選択します。
保存できると、「更新しました」が表示されます。

ロゴ 表示するロゴファイルを設定します。
「ファイルを選択」ボタンを選択して、画像ファイルを選択します。
画面上では高さ30px程度で表示されますので、縦横比にはご注意下さい。
ロゴ削除 設定済のロゴファイルを削除する際にチェックします。

スプラッシュイメージの変更

スプラッシュイメージは、掲示板を選択して表示されるホーム画面に表示される画像です。
情報を更新した場合、最下部にある「保存」ボタンを選択します。
スプラッシュイメージ 表示する画像ファイルを設定します。
「ファイルを選択」ボタンを選択して、画像ファイルを選択します。
スプラッシュイメージ削除 登録されているスプラッシュイメージを削除する際にチェックします。

自動キャンセル設定の変更

予約した会議室が会議室パネルでチェックインされず、利用されなかった場合、自動的に会議室予約をキャンセルするまでの時間を設定します。
17:00~18:00の予約の場合、自動キャンセルが15分であれば、17:15まで入室がない場合は、17:15~18:00の時間が自動でリリースされ、17:00~17:15の実績として予約が残ります。
情報を更新した場合、最下部にある「保存」ボタンを選択します。

未入室時自動
キャンセル時間(分)
1分単位で指定します。
0分を指定した場合、自動キャンセルは機能しません。
自動キャンセル設定は、全体の設定に加え、会議室ごとに設定する「自動キャンセル有効」のチェックボックにチェックをすることで、有効になります。

参加者による予約検索

ユーザーIDやメールアドレスを指定して、会議室利用状況を確認できます。
リスク値 利用時間、同席者の有無などを指数化して、対面接触によるリスク値として表示します。リスク値は、「0」、「5」、「10」の3段階で表示され数字は低い方がリスクが少ないと評価しています。
予約日 会議室予約の日付を表示します。
対象期間は、13か月前までです。
予約時刻 会議室予約の開始時刻を表示します。
終了時刻 会議室予約の終了時刻を表示します。
利用時間(分) 会議室予約の利用時間を分単位で表示します。
会議室 利用した会議室名を表示します。
主催者 会議室予約の主催者の表示名とメールアドレスを表示します。
部署 主催者の部署を表示します。
登録者 会議室予約の登録者の表示名とメールアドレスを表示します。
部署 登録者の部署を表示します。

参加者による予約検索の実施

「検索」ボタンの前にある入力エリアに、ユーザーIDやメールアドレスを入力して「検索」ボタンを選択すると、検索結果が一覧に表示されます。
検索結果の先頭にある「►」を選択すると、該当の会議室予約でしている来訪者、同席者の情報を確認できます。 主催者や来訪者、同席者のメールアドレスが登録されている場合、メールアドレスがリンクで表示されます。リンクを選択すると、選択したユーザーで予約検索を実施して、検索結果一覧を更新します。

エクスポート

「エクスポート」ボタンを選択すると、検索結果として表示された会議室予約をxlsx形式でダウンロードします。
ユーザーガイド
管理ガイド
Scroll to Top