メールによる会議出席依頼通知

Azure Active Directory(以下、AAD)に連携している場合、会議室予約を行うことで、「主催者」「登録者」「同席者」宛てに会議出席依頼の通知がメールで送信されます。
また、会議名や待ち合わせ場所などを変更した場合に会議出席依頼メールは再送されます。
メールの再送条件については、Q&Aの「アポイントメールや会議出席依頼は、どのようなときに送付されますか」を参照してください。

会議出席依頼の通知を設定する

会議予約情報の「担当者情報」で選択された条件をもとに対象の方へ会議出席依頼を送信します。

会議出席依頼の通知アドレス

会議出席依頼通知は、GuestCoolのシステムから送信されます。

差出人:会議主催者のメールアドレス (AAD非連携の場合は、システムアカウント)
宛先:登録者、会議主催者、同席者に登録されたメールアドレス

主催者や会議出席者へのメールは、「差出人」などの宛先を確認して送付してください。

会議出席依頼を確認する

サインインアカウントが、AADに連携している場合、Outlookに会議出席依頼が到着します。非連携の場合、メールにカレンダー取り込むためのICSファイルが添付されます。
以下は、AAD連携している場合の会議出席依頼通知のサンプルです。

Outlookメールへの通知

Outlookメールに届く会議出席依頼通知は下記のように表示されます。
承認・仮承諾・辞退をいずれかを選択します。

AAD非連携の場合、Outlook機能の「コメントをつけて返信する」を選択しコメントを入れて返信しても会議主催者へは通知されません。

Outlook予定表への通知

Outlook予定表に会議出席依頼が仮の予定として表示されます。
予定を開き、承認・仮承諾・辞退をいずれかを選択します。

AAD非連携の場合、Outlook機能の「コメントをつけて返信する」を選択しコメントを入れて返信しても会議主催者へは通知されません。

Outlook予定表の機能を利用する

スケジュールアシスタント機能より、会議出席者の出欠状況を確認できます。
履歴管理より、返信状況を確認できます。

会議出席依頼の通知を転送する

会議同席者が他のユーザーに参加を通知したい場合、会議出席依頼通知を転送することができます。
本マニュアルでは、追加のユーザーをGCUser3として紹介します。

 

会議出席依頼を転送する

会議出席依頼をGCUser3に転送します。
GCUser3ユーザーからの返信状況を確認できます。

GuestCoolシステムは会議出席依頼通知をOutlookへ送信するのみとなり、Outlook上の会議出席依頼の返信状況(承諾、仮承諾、辞退、または転送したユーザー情報)は、GuestCoolには反映されませんのでご注意ください。
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